Action item이란 어떤 문제점을 해결하기 위해서 구체적으로 무엇을 언제까지 누가 할 것인지를 정의하는 것이라고 하겠다.
예를 들어, 다음 회의 때에 OO프로젝트에 관한 보고서 초안을 작성하기 위해서 김대리가 목차를 잡기로 했다면, 다음과 같이 정의하고 추적한다.
AI - 100919_1 : 김대리 - 100924일까지 OO프로젝트의 보고서를 작성하기 위한 목차 작성 후 금일 참석자에게 배포.
추적하는 과정은 다음 미팅 때에,
AI - 100919_1 : 완료/진행 중/지연(사유를 달아야 함)
와 같이 진행 상황을 추적하여 별도의 표에서 관리하면 된다.
연속성을 가지고 관리를 하려면, action item 이름을
AI - OO100919_1, AI - OO100927_2와 같이 부여하여 관리할 수 있다.
이렇게 AI를 관리하면, 깜박하고 "참 그거 어떻게 됐어"라고 뒷북치는 경우가 줄어든다.
예전에 있었던 회의록의 실 예를 보면 다음과 같다.
여기서, open은 아직 시행 중, closed는 완료되었음을 의미한다. 지연은 delay라고 썼을 듯 하다.
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2009-10-17 Meeting report
참석자 : 홍길동, 성춘향, 노랑재규어
기록 : 노랑재규어
시간 및 장소 : 2009-10-17 10:30~ 12:00, A연구소 회의실관련 자료 & Agenda : OO 결과보고서(안)-091017.hwp
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I. Action Item review
AI1011 – 10월 17일 1차 미팅을 통해 “Action Item 1차 작업”이라고 정리한 내용들을 수행하기 위한 준비 - open
AI1011-1 표에 대한 문서의 1차 초안을 각자 작성(성춘향, 노랑재규어) - 성춘향 closed 노랑재규어 open
AI1011-1-1 이에 관련된 자료를 노랑재규어에게 전달(성춘향) – 해당사항 없음closed.
AI1011-2 demo를 위해 필요한 자료의 종류 정리 및 획득 가능성 검토 (홍길동) - open
AI1011-3 10월 14일 10시반 --에서 홍길동, 성춘향, 노랑재규어 미팅. 비용효과에 대한 논문 작성에 대한 논의 - closed
II. 회의 내용
"회의한 내용을 굳이 정리하지 않더라도 메모 형식으로 기록한다. 메모하듯이 정리해도 참석자들은 내용을 기억할 수 있다. - 본문에서는 구체적인 메모는 생략"
III. Action Item
AI1017 – 보고서 초안 정리
AI1017-1 초안 문서 검토하여 정리 전달(홍길동) – 10/20
AI1017-1-1 해외 사례를 정리하여 AI1011-1을 closed하고 초안문서로 전달(노랑재규어) – 10/20
AI1011-2 demo를 위해 필요한 자료의 종류 정리 및 획득 가능성 검토 (홍길동)
IV. 차기 정기 미팅 – 10월 26일 오후 06시 종로역 ()() 회의실
이렇게 회의록을 정리하고 action item을 관리하면 일의 진행이 매우 정확하고 빠르게 된다.
팁1, 서기가 즉석에서 회의록을 기록하면서 회의의 방향을 유지하도록 커맨트해주면 회의가 엉뚱한 방향으로 흐르지 않아서 회의적인 회의가 되지 않는 장점이 있다.
팁2, 회의록을 메일로 전송하고, 다음 회의 때에 회의 시작하면서 회의록을 리뷰하면, AI에 자신의 이름이 있기 때문에 딴소리를 하지 않는다. Action item의 지연도 처음에 한두번만 발생하고 가급적 약속시간내에 끝내려고 노력하는 압박의 효과가 있다.
팁3, Action item을 정의하고 회의 종료전에 이를 검토하게 되면, 적어도 Action item만큼은 정확하게 정의하려고 노력하는 경향이 있다.
팀4, Action item만 별도의 표로 별도로 추출해서 관리하는 경우도 있다. 자신 것만 open되어 있으면 매우 창피하다.